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Abwicklung von Dienstreisen ab 2010 durchgängig elektronisch

Es geht um nicht gerade wenig: Allein 2005 haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Landes rund 1.080.000 Dienstreisen durchgeführt. Und auch wenn nicht immer ein gesonderter Antrag auf Reisekostenerstattung gestellt wurde, ist der Bearbeitungsaufwand für die bislang überwiegend in Papierform beantragten, genehmigten und abgerechneten Dienstreisen doch enorm. Daher hat die Landesregierung im August 2007 beschlossen, ein neues Reisemanagement einzuführen, in dem alle Arbeitsschritte im Genehmigungs- und im Abrechnungsverfahren elektronisch erledigt werden.

Abrechnung und Auszahlung der Reisekostenvergütung sollen dann zentral durch das NLBV erfolgen. Beantragt und genehmigt werden Dienstreisen wie bislang in der eigenen Dienststelle, das heißt, diese behalten auch die Budgetverantwortung für ihre Reisekostenmittel. Nur steht dafür künftig ein elektronisches Verfahren zur Verfügung, das noch Extras beinhaltet wie den Zugang zu Routenplaner, DB-Auskunft und Fahrkartenbuchung sowie zu einem Hotelreservierungssystem. Der Antrag auf Reisekostenvergütung wird dann nach durchgeführter Dienstreise elektronisch an die zentrale Organisationseinheit im NLBV geschickt. Da das neue System zudem mit dem Haushaltswirtschaftssystem und dem Bezügeabrechnungsverfahren (KIDICAP) kommunizieren soll, wird die manuelle Eingabe der Daten zur Abrechnung und Auszahlung der Reisekostenvergütung entfallen.

Bis Mitte August lief die europaweite Ausschreibung. Der Zuschlag wird noch im Dezember dieses Jahres erteilt. Bereits für April 2009 ist die Pilotierung geplant und ab 2010 der landesweite Einsatz. Entsprechende Schulungskonzepte für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Reisekostenabrechnungsstelle im NLBV und für die Dienstreisenden werden ebenfalls entwickelt.

Heinke Liere

ReformZeit 4 / Dezember 2008

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