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Kritische Töne zur Verwaltungsmodernisierung

In seinem Beitrag in der ReformZeit 4 / 2008 zählte Peter Grabowski, Leiter der Referatsgruppe VM, Rahmenbedingungen auf, die für die Reformprojekte Shared Services unverzichtbar sind. Dazu erreichte uns ein Leserbrief.

Sehr geehrter Herr Grabowski,

Ihren Artikel in der ReformZeit 4 / Dezember 2008 habe ich mit Interesse gelesen, und ich möchte Ihnen dafür meine Anerkennung aussprechen. Ich hatte die Hoffnung schon aufgegeben, auch einmal ein paar kritische Töne zur Verwaltungsmodernisierung zu hören. Viel zu lange schon hat die ReformZeit den Ruf einer "Jubelpresse der VM" inne.

Als Führungskraft in einem der dort aufgeführten "Shared-Service-Vorhaben" kann ich Ihre Ausführungen nur bestätigen. Jeder Ihrer 11 Punkte trifft meiner Erfahrung nach mehr oder minder ausgeprägt auch auf unser Projekt zu. Ihre Lösungsansätze sind für mich durchaus nachvollziehbar. Ob sie umgesetzt werden (können), ist indes eine andere Frage. Ferner kommt mir VM bei der Beurteilung der Lage zu gut weg. Dazu ein paar kurze Beispiele:

Controlling: Wenn es denn so ist, dass die Projektanträge bei VM gestellt werden, dann muss auch VM ein Interesse daran haben, dass die im Projektantrag festgelegten Projektziele durch die Beteiligten entsprechend verfolgt werden. Dies geschieht m.E. nicht oder ich habe es vielleicht noch nicht bemerkt. Hier ist meiner Meinung nach nicht nur eine deutlich schärfere Projektsteuerung seitens VM notwendig, sondern auch eine regelmäßige, transparente und auch kritische Reflexion des Projektstandes im Vergleich zur Ausgangs- bzw. Antragssituation. Es kann nicht sein, dass bei der Umsetzung unseres Projektes praktisch keine Zielverfolgung möglich ist, da die Ziele des Projektes weder ausreichend kommuniziert wurden, noch dass sie vernünftig von einer Globalebene auf eine Handlungsebene heruntergebrochen wurden und schon gar nicht reflektiert werden. Darüber hinaus müssten VM-Projekte verpflichtet werden, ihr Projekt auf Basis einer Balanced-Scorecard zu führen, bei der auch die Mitarbeiterinteressen gleichberechtigt neben anderen, z.B. denen der Kunden und finanziellen Interessen, berücksichtigt werden.

Coaching: Was wir in unserem Projekt machen, ist komplexe Organisationsentwicklung ohne Know-how. Wir erfinden zwar das Rad nicht neu, aber wir müssen im laufenden Betrieb nicht nur die Aufbau-, sondern insbesondere eine den neuen Anforderungen gerechte Ablauforganisation entwickeln und etablieren. Das führt bei uns mittlerweile dazu, dass Strukturen technokratisch verordnet werden, während die Kultur, das "Leben" des Ganzen quasi nicht vorhanden ist, geschweige denn gefördert wird. Die Mitarbeiter kommen meiner Erfahrung nach dabei regelmäßig zu kurz. Dies äußert sich bei uns derzeit in einer deutlichen Überlastung der Mitarbeiter, deren anfängliches Engagement mittlerweile dem Frust gewichen ist. Auch hier meine ich, dass es VM nicht bei einem Coachingangebot belassen kann. Es sollte für Projekte (und insbesondere für deren Mitarbeiter) möglich sein, sich auf einfache und unkomplizierte Weise (niedrigschwellig) schnell professionelle Hilfe zu besorgen. Sei es beim Beratungsteam oder bei anderen Stellen. Es kann nicht sein, dass Mitarbeiter hilflos einer mangelhaften Projektstruktur und -organisation ausgesetzt sind. Was nützt den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Ihr Angebot, wenn auf der Führungs- und Entscheidungsebene die Notwendigkeit nicht gesehen wird?

Als langjähriger Leser der ReformZeit stellt sich mir darüber hinaus noch die Frage, ob es denn für die VM wirklich "gefährlich" wäre, hin und wieder auch mal einen kritischen Journalismus in der ReformZeit zuzulassen, und warum es eigentlich keine richtige Leserbriefseite gibt. Ich glaube, dies würde einen Dialog zwischen den Reformbeteiligten entstehen lassen, den ich grundsätzlich als notwendig und positiv betrachte.

Jammerkultur bringt uns zwar nicht vorwärts, aber das Gefühl von Ohnmacht ist auch keine rechte Alternative. Leider bin ich nicht in der Lage, Ihnen anbieten zu können, sich einmal bei uns im Projekt vor Ort bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern umzuhören, aber ich empfehle es Ihnen.

Der Verfasser ist der Redaktion bekannt.

Anmerkung der Redaktion: Gerne veröffentlichen wir Ihre Leserbriefe, doch leider erhalten wir nur selten Kritik oder Anregungen. Daher unsere Bitte: Schreiben Sie uns!

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