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"Gründlichkeit und Genauigkeit gehen vor Schnelligkeit"

Die Zentralisierung der IT wird fortgesetzt, doch sie braucht ihre Zeit


Reformzeit
Dr. Michael Zimmer, seit April 2008 Vorstand für Kommunikationstechnologie im LSKN, arbeitet an der Standardisierung der Landes-IT.

Die zentrale Beschaffung, Bereitstellung und Betreuung standardisierter Soft- und Hardware verringert die Aufwände für Service und Pflege und senkt die IT-Kosten. Daher beschloss das Kabinett im Jahr 2005, im Rahmen eines IT-Masterplans eine einheitlichere, zentral vom LSKN gepflegte Struktur aufzubauen.

Die Zentralisierung und Standardisierung der IT geschieht in zwei Schritten: Zunächst finden Konzeption und allgemeine Transformation statt, und daran anschließend erfolgt die spezielle Transformation”, erläutert Dr. Michael Zimmer, seit April 2008 Vorstand für Kommunikationstechnologie im Landesbetrieb für Statistik und Kommunikationstechnologie Niedersachsen (LSKN). Ein komplexer Prozess, bei dem viele Dinge reibungslos ineinandergreifen müssen, damit am Ende das erwünschte Ergebnis steht. "Im ersten Schritt werden die technischen, organisatorischen und personellen Grundlagen dafür geschaffen, dass eine Behörde von zentraler Stelle aus bedient werden kann”, so Dr. Zimmer. Das heißt, es werden zentrale Infrastrukturdienste wie zum Beispiel Dateiserver aufgebaut und das vor Ort vorhandene IT-Personal wechselt zum LSKN. Diese allgemeine Transformation ist bei den obersten Landesbehörden sowie der Landessozialverwaltung längst abgeschlossen, während die Transformation der nachgeordneten Behörden noch aussteht. Vorerst ausgenommen bleiben Polizei, Justiz und OFD.

An diese allgemeine Transformation, so sieht es das Konzept mit.niedersachsen (Moderne IT in Niedersachsen) von 2006 vor, schließt sich dann die spezielle Transformation an, also die eigentliche Modernisierung der IT durch den LSKN. "Dabei wird jeder IT-Arbeitsplatz nach einem landesweit definierten Standard für die allgemeine Verwaltung eingerichtet”, sagt der Technikvorstand. Falls erforderlich, wird der Arbeitsplatz mit neuer Hard- und Software ausgestattet. Darüber hinaus ändern sich für die Anwenderinnen und Anwender unter anderem die Ablagepfade für Dateien sowie der "Desktop”, also die Darstellungen auf dem Bildschirm samt einiger Einstellungen, um auch hier eine Standardisierung zu erreichen. Natürlich gibt es weiterhin Fachverfahren, "aber zum Lesen eines PDFs z.B. soll künftig im Land einheitlich Acrobat Reader, und zwar in einer einheitlichen Version, verwendet werden”, erklärt Dr. Michael Zimmer. Die einheitliche Software könne dann zentral vom LSKN aus aktualisiert, ein Fehler schneller erkannt und wenn möglich einfach durch Fernwartung (Remote Control) behoben werden. Im Ergebnis wird die standardisierte IT-Struktur also auch die tägliche Arbeit der Beschäftigten in der Landesverwaltung erleichtern und beschleunigen.

Die Konzepte für die spezielle Transformation wurden im Rahmen von PRITON – Programm zur IT-Optimierung in Niedersachsen – erstellt. Hier wurde festgelegt, wie die "IT-Fabrik” des Landes organisiert sein muss, welche Serverfarmen, Speichersysteme und Service-Management-Prozesse für zentralen Betrieb und Steuerung benötigt werden, wie eine entsprechende Netzwerkinfrastruktur aussehen und das Thema Sicherheit behandelt werden muss und nicht zuletzt wie das Zusammenspiel von Migration, Transformation und Service-Desk zu organisieren ist. "Doch das sind theoretische Konzepte, die nun im Rahmen des Ende 2008 begonnenen Projektes STOLB – also der ,Speziellen Transformation der obersten Landesbehörden’ – in die Praxis umgesetzt werden müssen”, betont Dr. Zimmer. Und genau dort zeigen sich auch die Hürden.

"Die technologischen Voraussetzungen sind vielfach noch zu etablieren, ebenso müssen die organisatorischen Rahmenbedingungen geschaffen sein, bevor die Konzepte mehr oder weniger reibungslos umgesetzt werden können”, erläutert der Technikvorstand. Beispielsweise befinden sich wichtige organisatorische Strukturen noch im Aufbau. Die wesentlichen Vorstandsbereiche Personal und Steuerung sowie Kunden- und Servicemanagement werden erst seit der Fusion mit dem NLS zum Landesbetrieb für Statistik und Kommunikationstechnologie Niedersachsen eingerichtet. Engpässe im Beschaffungsbereich führten dazu, dass die richtige Hardware nicht termingerecht verfügbar war; und auch personelle Engpässe hat es gegeben. Zudem musste 2008 die Fusion von izn und NLS organisatorisch und strukturell verkraftet und nicht zuletzt der normale Tagesbetrieb reibungslos weitergeführt werden. Darüber hinaus erwiesen sich die individuellen Terminabsprachen bei der Transformation der Arbeitsplätze als sehr zeitaufwändig, und die organisatorischen Belange der jeweiligen Dienststelle haben naturgemäß Vorrang.

So hat die praktische Umsetzung Probleme aufgeworfen, die zwar zu Verzögerungen der speziellen Transformation der obersten Landesbehörden geführt haben, die aber, so Dr. Michael Zimmer, lösbar seien und bei einem solchen Vorhaben immer auftreten könnten. "Die Widrigkeiten, die bei einem solch umfassenden Veränderungsprozess immer auftauchen und dazu führen, dass man vom ursprünglichen Plan abweichen muss, haben wir unterschätzt. Oberstes Ziel war und ist jedoch, die Transformation ordentlich und vor allem zur Zufriedenheit des Kunden durchzuführen”, betont Dr. Zimmer. "Gründlichkeit und Genauigkeit gehen vor Schnelligkeit.” Der Schaden wäre viel größer, wenn die Transformation unvollständig verliefe und Nachbesserungen und Reparaturen erforderlich würden.

Künftig möchte Dr. Michael Zimmer den Veränderungsprozess in den Häusern noch besser vorbereiten und die Vorteile der zentralisierten IT für die Verwaltung noch deutlicher herausstellen. Denn auch bei Behörden, die aufgrund der Verwaltungsmodernisierung ihre IT bereits optimiert hätten und daher die erneuten Kosten einer Umstellung scheuten, mache die Standardisierung Sinn. "Eine zentralisierte Fabrik-Struktur ist nicht nur kosteneffizient, sondern erhöht auch die Mobilität und Flexibilität der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, wenn die am neuen Arbeitsplatz vorgefundene Hard- und Software ebenso identisch ist wie der Pfad der Dateiablage”, betont Dr. Zimmer. "Und auch bei standortverteilter Zusammenarbeit unter Nutzung so genannter ‚Collaboration Tools’, bei virtuellen Konferenzen oder beim Aufbau von Wissensdatenbanken wird der Wert der IT für die Verwaltung deutlich.”

Heinke Liere
ReformZeit 2 / Juni 2009

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