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Die Standardreise ist schnell erfasst

Echtbetrieb des elektronischen Reisekostenmanagements eRNie für kommendes Jahr geplant


Projektgruppe eRNie
Mitglieder der ressortübergreifenden eRNie-Projektgruppe; stehend Projektleiter Holger Kirfel vom NLBV.

Antragstellung sowie Genehmigung von Dienstreisen und deren Kostenerstattung in der niedersächsischen Landesverwaltung sollen künftig elektronisch ablaufen. Nachdem eine Testgruppe im Niedersächsischen Landesamt für Bezüge und Versorgung (ab 2010 OFD Niedersachsen – Landesweite Bezüge- und Versorgungsstelle) das Programm mehrere Monate lang auf Nutzerfreundlichkeit und Schwachstellen geprüft hatte, soll eRNie zunächst im Geschäftsbereich des Innenministeriums eingeführt werden.

Durch die Umstellung auf das elektronische Verfahren erhofft man sich nicht nur Kosteneinsparungen und eine schnellere Bearbeitung, der Antragsteller kann zukünftig auch den Weg seines Antrags genau verfolgen, den Stand der Bearbeitung einsehen und hat Transparenz über die Kostenerstattung. Nach flächendeckender Einführung wird Niedersachsen über eines der modernsten Verfahren zur Reisekostenabrechnung bundesweit verfügen.

Die Vorbereitungen für das ehrgeizige Projekt reichen bis in das Jahr 2003 zurück. Damals hatte eine Projektgruppe bereits vorgeschlagen, das Reisekostenmanagement im gesamten Landesdienst umzustellen und zu vereinfachen. Doch die Umsetzung brauchte einen langen Vorlauf. "Allein die Erstellung des Pflichtenheftes und das europaweite Ausschreibungsverfahren dauerte bis zur Zuschlagserteilung ein Jahr", sagt Holger Kirfel vom NLBV, der die Projektgruppe leitet.

Wie bei ähnlichen Vorhaben auch, konnte das Land kaum auf Vorbilder zurückgreifen, fast alles musste neu gedacht und entwickelt werden. Dazu gehörte, eigene Schnittstellen zum Haushaltsvollzugssystem und dem Bezügeabrechnungsverfahren zu schaffen und das komplette Reisekostenrecht mit den niedersächsischen Besonderheiten genau abzubilden. Gleichwohl wird ein großer Bereich der Landesverwaltung auch künftig bei eRNie außen vor bleiben: "Entsprechende E-Mail-Accounts für alle Lehrkräfte im Land einzurichten, ist finanziell zurzeit nach Auskunft des Kultusministeriums nicht darstellbar", sagt Kirfel. Die seien aber nötig, um am elektronischen Verfahren teilnehmen zu können. Auch der Hochschulbereich sowie der Verfassungsschutz werden weiterhin nach eigenen Verfahren vorgehen.

Trotzdem rechnet man im NLBV nach flächendeckender Einführung im Landesdienst mit 80 bis 100 Anträgen täglich – und zwar pro Sachbearbeiter. Zwar werden die Dienstreiseanträge wie früher dezentral in den einzelnen Dienststellen und Landesbetrieben gestellt und dort auch bewilligt. Alle internen Weiterleitungen passieren dann elektronisch. Ebenfalls auf elektronischem Weg gelangt der Antrag auf Reisekostenvergütung dann in eine zentrale Organisationseinheit des NLBV zur Weiterbearbeitung. Künftig wird das NLBV zentral die Anträge abrechnen und auszahlen. Neu ist, dass der Reisende dann eine differenzierte Aufstellung über die Erstattung erhält, die er sich natürlich ausdrucken kann. "Bisher kam irgendwann das Geld, und man konnte die einzelnen Schritte schlecht nachvollziehen, die genau zu dieser Erstattungssumme geführt haben", sagt Veronika Meier vom Testteam des NLBV. Auch eine Aufstellung über Werbungskosten, die der Reisende seiner Steuererklärung beilegen kann, hält das Programm bereit. Zukünftig wird eine einheitliche Maske ebenso für den Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise genutzt wie auch für die spätere Abrechnung. "Der Antragstellende kann dank des ausgereiften Systems sehr konkrete Angaben machen", sagt Alexander Eickhoff, der ebenfalls zum Testteam gehört. Für die Budgetstelle ein großer Vorteil. So können in der Maske nicht nur die voraussichtliche Dauer und geschätzten Kosten der Reise eingetragen werden. Auch Reiseunterbrechungen oder eine Fahrt mit dem Nachtzug können detailliert eingetragen werden. "Die Maske lässt mich erst dann weiter, wenn ich alle nötigen Angaben gemacht habe", sagt Meier. Nach einer Reise lassen sich ebenfalls noch Veränderungen einfügen. Der Dienstreisende wurde zum Mittagessen eingeladen? Dann können die tatsächlich angefallenen Kosten neu aufgestellt werden. Das Gleiche gilt, wenn mehr Kilometer gefahren wurden, die Reiseart sich geändert hat etc.

Das elfköpfige Testteam hat sogar in verschiedenen Ministerien hospitiert, um möglichst alle vorkommenden Fälle am System überprüfen zu können. "Wir haben einiges an Wünschen mitgebracht", berichtet Martina Ziephan. Ein Sonderfall, was die Antragstellung und Abrechnung von Dienstreisen angeht, ist die Polizei. "Wenn sich gleich mehrere Hundertschaften auf den Weg machen, muss im System ein Sammelantrag möglich sein", sagt Veronika Meier.

eRNie ist nutzerfreundlich – darin sind sich die Mitglieder des Testteams einig, auch wenn einige Wünsche noch Zukunftsmusik sind. Eine Standardreise ist aber schnell eingegeben – allein das wird das Reisekostenmanagement bereits schneller machen.

Birgit Freudenthal
ReformZeit 4 / Dezember 2009

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