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Blick in eine kooperative Zukunft

Die Veränderung der Verwaltung scheint notwendig und machbar


Kongress Moderner Staat 2010
Diskussionsteilnehmer (v. li.): Dr. Axel Seidel, Beate Lohmann, Jürgen Häfner, Marianne Wulff und Professor Eckhard Schröter. In Best Practice Foren erfuhren Besucher mehr über ein zukunftgerichtetes Personalmarketing.

Strikt nachfrageorientiert, auf ihre Kernaufgaben konzentriert und in flexiblen Kooperationen arbeitend – dies ist eine Vision der Verwaltung, wie sie vielleicht schon in zehn Jahren viel selbstverständlicher sein könnte als heute. Darüber war man sich auf den verschiedenen Podien des diesjährigen 14. Kongresses Moderner Staat im Herbst in Berlin weitgehend einig.

Die „kollaborative” Verwaltung wird nicht nur untereinander intensiver vernetzt sein, sondern auch mit den Bürgerinnen und Bürgern stärker als bisher partnerschaftlich arbeiten und so bürgernäher und transparenter sein als jetzt. Eine entscheidende Rolle spielen dabei die neuen technischen Möglichkeiten. Vor allem Internet und Web 2.0 schaffen die Grundlagen für vielfältige Interaktionsmöglichkeiten hin zu einem kollaborativen und kooperativen Gemeinwesen.

Das Interesse am Kongress und der begleitenden Fachausstellung war auch in diesem Jahr ungebrochen: So wuchs die Zahl der Aussteller auf 215 und die der Besucher um fünf Prozent auf 4188.

Die rasante Entwicklung der Technik habe man nicht vorausgesehen, so das allgemeine Credo auf der Podiumsdiskussion zur „kollaborativen Organisation” mit Vertretern aus Verwaltung und Wissenschaft am ersten Kongresstag. „Inzwischen sind wir weit vorne, was zum Beispiel die Einführung des elektronischen Personalausweises angeht. Auch das eGovernment hat sich in den vergangenen zehn Jahren sehr gut entwickelt”, sagte Beate Lohmann vom Bundesinnenministerium. Sie benannte drei Hauptbereiche, die ihrer Einschätzung nach für die Weiterentwicklung einer modernen Verwaltung maßgeblich sein werden: Die konsequente Prozessorientierung im Hinblick auf das Web 2.0, den Ausbau von Dienstleistungszentren, in denen gebündelt Verwaltungsleistungen vom Bürger nachgefragt werden können, und eine „demographiesensible Personalführung”.

Wie es um ein in die Zukunft gerichtetes Personalmarketing des öffentlichen Dienstes aktuell steht, konnten interessierte Besucher in einem der verschiedenen Best Practice Foren der begleitenden Ausstellung erfahren. Dr. Thomas Freiling vom Forschungsinstitut Betriebliche Bildung (f-bb) in Nürnberg stellte die Ergebnisse einer Studie zu dem Thema vor: „In die Zukunft gerichtetes Personalmarketing ist zurzeit kaum ein Thema im öffentlichen Dienst, obwohl das Bewusstsein für den demographischen Wandel da ist.”

Dabei werden an die Verwaltungsmitarbeiter von morgen zunehmende Ansprüche gestellt, wie auf der Podiumsdiskussion am ersten Tag klar wurde: „Die Mitarbeiter brauchen eine generalistische Ausbildung verbunden mit Managementkompetenz und einer sehr guten Kommunikationsfähigkeit”, sagte Professor Eckhard Schröter von der Zeppelin Universität. Wenn der Dialog in einer kooperativen Verwaltung zunehme, müssten auch Unsicherheiten ausgehalten werden und sich der Umgang mit Kritik und Fehlern ändern. „Ausdruck dafür ist zum Beispiel ein professionelles Beschwerdemanagement”, so Schröter.

Der moderne Verwaltungsarbeitsplatz in einem Dienstleistungszentrum könnte dann so aussehen wie im Best Practice Forum vorgestellt. „Der Verwaltungsmitarbeiter hat heute noch nicht alle Dinge beisammen. Er muss noch zwischen verschiedenen Fachverfahren hin und her klicken. Das Problem sind auch die vielen Medienbrüche “, sagt Kai-Uwe Ernst, Geschäftsführer des Software-Dienstleisters Axcentro. Darüber hinaus nutzen die Bürgerinnen und Bürger in der Kommunikation mit den Ämtern bereits heute viele verschiedene Kanäle wie Anrufe, Mails oder Online-Formulare. „Eine Office-nahe Oberfläche gewährleistet eine einfache Bedienbarkeit für den Mitarbeiter; eine Extra-Leiste erlaubt mir den Zugriff auf die verschiedenen Fachverfahren zur vorgangsbezogenen Abwicklung”, beschreibt Ernst die mögliche Lösung. In das für den potenziellen Antragsteller transparente Vorgangsbearbeitungssystem ist ein Dokumentensafe integriert. In Hessen und Sachsen-Anhalt ist dieses System mit dem ganzheitlichen Ansatz bereits verbreitet. „Hier liegt auch ein großes Sparpotenzial”, meint der Axcentro-Geschäftsführer und verweist auf eine Studie der Deutschen Post am Beispiel der Stadt Soest: Demnach würde eine voll digitalisierte Vorgangsbearbeitung ein Sparpotenzial von 77 Prozent aufweisen.

Dass der Spardruck auf allen öffentlichen Verwaltungen ungebrochen lastet, macht die Weiterentwicklung von Modernisierungsprojekten nicht eben einfacher. „Pilotprojekte umsetzen und in neue Technik investieren? Da muss auch der Haushälter erst mal zustimmen”, fasste Beate Lohmann vom BMI zusammen. „Die Technik ist ein Treiber für die moderne Verwaltung”, meinte dagegen Marianne Wulff von der Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister e.V., VITAKO. Sie machte deutlich, dass aus ihrer Sicht eine transparenter werdende Verwaltung und die ePartizipation einer offenen Bürgergesellschaft Hand in Hand gehen müssten. Das gelte insbesondere bei der Kommunikation im Hinblick auf das Web 2.0: „Die Bürger machen einfach. Und wir wissen oft gar nichts davon …”


Birgit Freudenthal
ReformZeit 4 / Dezember 2010

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