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Bündelung von Kompetenzen

Die laufenden Shared-Service-Projekte des Landes


Im Dezember 2006 beschloss die Landesregierung im Rahmen der Phase 2 der Verwaltungsmodernisierung drei Vorhaben zur "Neuausrichtung der Liegenschafts-, Bau- und Gebäudeverwaltung": Die zentrale Beschaffung von Waren und Diensteistungen, die umfassende Betreuung der Gebäude (Liegenschaftsmanagement) durch das Staatliche Baumanagement Niedersachsen und die Einrichtung eines Zentralen Fahrdienstes. Nach Kabinettsbeschluss sollen die gesamten Umstrukturierungsprozesse bis 2015 abgeschlossen sein, bis dahin sollen stufenweise auch die Einsparungen aufgrund der Personalreduktion und Fremdvergabe von Leistungen erreicht sein.

Shared Service

Die Vorteile liegen auf der Hand. Peter Grabowski, Leiter der Referatsgruppe Verwaltungsmodernisierung, fasst sie folgendermaßen zusammen: "Shared-Service-Dienste bieten neue Gestaltungsmöglichkeiten von Prozessen und hohe Synergieeffekte. Durch die möglichen Strukturveränderungen können Ressortdenken überwunden und hemmende Faktoren eines fachspezifischen Handelns aufgehoben werden. Hinderliche Grenzen der Aufbauorganisation werden durch eine andere Binnensicht aufgelöst. Durch Shared-Service-Dienste kann die öffentliche Verwaltung kostentransparent werden und gezielt auf kundenorientierten Pfaden voranschreiten. Die Zukunft hat für die Shared-Service-Dienste gerade erst begonnen. Bei der weiteren Verwaltungsmodernisierung werden sie bestimmender Baustein sein.”

Doch zuvor müssen alte, eingefahrene Strukturen und Arbeitsabläufe aufgebrochen und völlig neue geschaffen werden, weshalb die Umsetzung der drei laufenden Vorhaben zum Teil schwierig ist und manchmal länger dauert als geplant. Hier der Sachstand:

Zentrale Beschaffung:

Das Projekt ist voll im Zeitplan. Im Dezember 2007 begannen die ersten Ressorts damit, ihre Waren und Dienstleistungen zentral beim "Logistik Zentrum Niedersachsen” (LZN) einzukaufen, zum November 2008 war die Migration abgeschlossen. Nun werden alle Ressorts mitsamt ihrer nachgeordneten Dienststellen vom LZN beliefert. Ob Kugelschreiber oder Bürostuhl, Auto oder Uniform, Spaten oder Babywindel – all das besorgt das nach betriebswirtschaftlichen Grundsätzen arbeitende "Versandhaus” des Landes, das mit den Aufgaben auch personell auf gut 75 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gewachsen ist.

Eine große Rolle spielte bei der Zentralisierung die IT-Unterstützung. Nicht nur die Beschaffung durch das LZN erfolgt inzwischen durchgängig elektronisch. Auch die Kunden bestellen die gewünschte Ware online in einem Webshop. Bei Fragen oder wenn spezielle Produkte benötigt werden, helfen Fachberater des Kundenservice weiter. Darüber hinaus bildet ein spezieller Key Account Manager die Verbindung zwischen Kundenservice, Einkauf und den Kunden.

Zurzeit gibt es noch Verzögerungen an verschiedenen Stellen im Geschäftsprozess, aber im kommenden Jahr, nach Abschluss der Aufbauphase, sollen die Strukturen weiter optimiert werden. LZN-Geschäftsführerin Dr. Michaela Hellwig-Steede freut sich besonders über das Engagement der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: "Wir sind ein tolles Team, und alle arbeiten aktiv daran, etwas Neues im Land aufzubauen.”

Gebäudemanagement:

Die Bewirtschaftung von Gebäuden und Liegenschaften umfasst Hausmeisterdienste, Gebäudereinigung, Pförtner- und Sicherheitsdienste, Beschaffung von Energie und Medien sowie Wartung und Inspektion technischer Anlagen. Diese Aufgaben sollen künftig komplett vom Gebäudemanagement im Staatlichen Baumanagement Niedersachsen (SBN) übernommen werden. Insgesamt besteht das SBN aus acht regionalen Dienststellen, deren Arbeit durch die Landesbauabteilung der Oberfinanzdirektion Hannover koordiniert wird.

Im Juli 2007 wurde mit der Zentralisierung des Gebäudemanagements im Bereich Braunschweig, der die kreisfreien Städte Braunschweig, Wolfsburg und Salzgitter sowie die Landkreise Gifhorn, Helmstedt, Peine und Wolfenbüttel umfasst, begonnen. Das zu diesem Zeitpunkt für die Dienstleistungen zuständige Personal wurde zunächst abgeordnet und zum 1. April 2008 zum SBN versetzt. Ein Problem: Das SBN übernahm deutlich weniger Personal als im Kabinettsbeschluss vorgesehen, da unter anderem etliche Beschäftigte mit weniger als 70 Prozent ihres Beschäftigungsvolumens mit Aufgaben des Gebäudemanagements betraut waren und daher nicht abgeordnet wurden. "Nun muss mit etwa einem Drittel des geplanten Personals, rund 50 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, der laufende Gebäudebetrieb sichergestellt werden, während parallel dazu noch die Ablauforganisation komplett geändert wird”, berichtet Thomas R. Popp von der Landesbauabteilung. Um alle Leistungen im erforderlichen Umfang erbringen zu können, werden Aufgaben wie z.B. Winterdienste, Pflege von Außenanlagen, Reinigungs- oder Hausmeisterdienste zunehmend an Fremdfirmen übertragen. Die entsprechenden Ausschreibungen laufen bereits. Nach einer Evaluation des Projektes in Braunschweig wird die weitere Umsetzung des Kabinettsbeschlusses in den anderen Dienststellen des SBN schrittweise fortgeführt. Voraussetzung dafür ist aber, dass dem SBN das dafür notwendige Sachmittel- und Stellenbudget zur Verfügung gestellt wird.

Zentraler Fahrdienst Niedersachsen:

Fahrdienst mit Fahrpersonal im repräsentativen Oberklassewagen, Personentransport in Bussen, klassische Mietwagen, Post- und Kurierfahrten und sogar eine Mitfahrzentrale: all das gehört zum Angebot des Zentralen Fahrdienstes Niedersachsen (ZFN) in dem Gebiet der Region Hannover. Nachdem in einem ersten Schritt seit Dezember 2007 die Fahrdienste der drei Polizeibehörden, der Staatskanzlei und des Innenministeriums durch den ZFN abgedeckt wurden, wurden zum 1. Juni 2008 die bislang im eigenen Haus vorgehaltenen Fahrdienste aller Ministerien in den ZFN migriert, ab 2009 werden nun die nachgeordneten Behörden in der Region Hannover eingebunden. Die Erfahrungen aus Hannover fließen dann in den landesweiten Ausbau des ZFN ein.

Rund 40 Fahrerinnen und Fahrer und 90 Fahrzeuge stehen den Dienststellen derzeit zur Verfügung. Der ZFN ist an die Zentrale Polizeidirektion in Hannover angegliedert. Bestellt werden die Leistungen grundsätzlich auf elektronischem Weg über entsprechende Buchungsformulare im Intranet; per E-Mail erfolgt dann die Auftragsbestätigung. Abgeholt werden die bestellten Fahrzeuge an Übergabepunkten, die das Gebiet der Region Hannover größtmöglich abdecken. Zurzeit wird der endgültige Fahrpreis anhand der Betriebskosten für die tatsächlich gefahrenen Kilometer errechnet, ab 2009 wird per Kilometerpauschale abgerechnet.

Der ZFN war als Projekt gestartet, sodass in der Aufbau- und Ablauforganisation noch nachgesteuert werden konnte. Das war zum Beispiel bei der IT-Unterstützung erforderlich, die zu Beginn nicht ganz reibungslos lief. Für manche Fahrerinnen und Fahrer war es zudem ein einschneidender Schritt, nicht mehr bei einer Behörde angestellt zu sein, sondern für einen "externen” Dienstleister zu arbeiten, teilweise auch für neue Kunden. "Doch inzwischen haben wir einen deutlichen Schritt nach vorne getan”, sagt ZFN-Leiter Detlef Hoffmann. "Die Teams haben sich gefunden, und die gesamte Organisation hat sich intern verfestigt.” Daher wurde der Projektstatus zum 1. Dezember aufgehoben und der ZFN eine Regelorganisation.

Auch die Projektverantwortlichen im Innenministerium zeigen sich zufrieden mit dem Verlauf: "Neben dem Engagement der Zentralen Polizeidirektion und dem persönlichen Einsatz der Beschäftigten des ZFN, hat die aktive Unterstützung der Ressorts maßgeblich zum Erfolg beigetragen”, betont Axel Beims.

Informationen zum Leistungsumfang des ZFN erhalten Sie im Intranet unter http://intra.zfn.niedersachsen.de oder über die ZFN-Geschäftsstelle, Tel.: 0511 96 95-18 03.

Informationen zu allen Shared-Service-Projekten (Ansprechpartner, Rahmenkonzepte, Nutzungsregelungen u.v.m.) stehen im Landesintranet unter: http://intra.facility.niedersachsen.de

Heinke Liere

ReformZeit 4 / Dezember 2008

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