ReformZeit Niedersachen klar Logo

Das Gold in den Köpfen bergen

SLA greift Vorschläge der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf


Die so genannte Improvement Group im Servicezentrum Landentwicklung und Agrarförderung (SLA) in Hannover sucht nach Verbesserungsmöglichkeiten in der Organisation und greift dabei auch auf die Vorschläge der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zurück.

Ellen Batmer
Die Improvement Group des SLA mit Ellen Batmer in ihrer Mitte.

"Es gibt kein deutsches Wort, das diese Verbindung von KVP, Organisationsbetrachtung und -entwicklung zusammenfasst. Daher haben wir auf das englische Wort ‚Improvement’ zurückgegriffen”, sagt Ellen Batmer, die von Anfang an mit dabei war. "Improvement” bedeutet Verbesserung, Veränderung, Neuerung und umschreibe die Arbeit der Gruppe somit besser. Denn die Gruppe, in der jedes der Dezernate des SLA vertreten ist, betreibt Organisationsanalyse, bewertet erkannte Probleme und versucht, entsprechende Lösungen zu finden. Arbeitsabläufe werden auf ihr Verbesserungspotenzial hin untersucht und ggf. optimiert sowie neue Prozesse in Hinblick auf eine optimierte Erreichung der Organisationsziele angestoßen. Auch Zukunftsthemen werden entwickelt. Ein besonderes Augenmerk wird auf die Förderung des Problembewusstseins der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gelegt. Alle Vorschläge von Beschäftigten werden aufgegriffen, analysiert, bewertet und bei Eignung umgesetzt.

Entstanden ist die Arbeitsgruppe gegen Ende 2007 aus einem von der Stabsstelle Qualitätsmanagement eingerichteten Monitoring-Projekt, das sich interner technischer Probleme annahm und ein System zur Überwachung der Programme und Datenbanken der Behörde entwickelte. "Bei hoher Frequentierung reagierte unser System zu langsam”, erinnert sich Ellen Batmer. "Nach der erfolgreichen Abarbeitung unseres Auftrags stellte sich heraus, dass wir noch viele weitere Ideen hatten, wie wir Arbeitsabläufe und die Arbeitsbedingungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verbessern konnten”, sagt Batmer, die im vergangenen Jahr ihr nebenberufliches Sozialwissenschaftsstudium abgeschlossen hat und nun Arbeitswissenschaften studiert.

Die Improvement Group, wie man sich fortan nannte, tagt einmal wöchentlich. Teil der Arbeit ist die Sichtung und inhaltliche Prüfung von Vorschlägen, die an die Gruppe herangetragen werden. Nach einer ersten Analyse wird entschieden, ob der Vorschlag entweder gleich umgesetzt werden kann oder ob ein Experte hinzugezogen werden muss. Seitdem die Gruppe Anfang des Jahres offiziell ihre Arbeit aufgenommen hat, sind etwa 50 Vorschläge aus allen Hierarchieebenen eingegangen. Viele tragen dazu bei, die Arbeit besser oder schneller erledigen zu können. Lange Zeit suchte das SLA zum Beispiel nach einer passenden hausübergreifenden Dokumentationsplattform, um das Organisationswissen allen Mitarbeitern einfach und schnell zur Verfügung zu stellen. Dazu war es notwendig, einerseits Dokumente rasch auffindbar zu machen und anderseits den Aufwand, Dokumente zu erstellen, möglichst gering zu halten. Die Improvement Group sorgte dafür, dass mit dem "WikiSLA" ein solches Medium geschaffen wurde.

Ein weiteres Beispiel ist die Einrichtung eines Help-Desks für den Anwendersupport. Dadurch besteht jetzt die Möglichkeit, Anfragen, Wünsche und Problemmitteilungen dokumentieren, analysieren und auswerten zu können, was die Abarbeitung von Kundenanfragen beschleunigt und zu einer erhöhten Zufriedenheit aller Beteiligten führt.

Keine Chance auf Umsetzung hat ein Vorschlag, wenn sich jemand etwas wünscht, was Kollegen in ihrer Arbeit behindern oder einschränken würde. "Der Ideengebende bekommt aber in jedem Fall eine Rückmeldung”, verspricht Ellen Batmer. Transparenz und die Verbesserung der Informationsflüsse seien überhaupt ein großes Anliegen der Improvement Group. Entsprechende Informationen werden für alle Beschäftigten regelmäßig im eigenen Themenportal des hauseigenen "WikiSLA" zur Verfügung gestellt.

Viele Wege führen zum Ziel, egal ob Vorschläge mündlich oder schriftlich eingereicht werden. Sogar anonym können die Ideengebenden bleiben – "aber das kam bisher noch nie vor”, so Batmer.

Birgit Freudenthal

ReformZeit 4 / Dezember 2008

zum Seitenanfang
zur mobilen Ansicht wechseln