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„Wir haben viel Gutes gefunden”

Accenture gibt 14 Handlungsempfehlungen für die Weiterführung des PMV-Projekts


Reformzeit

Bereits 2002 wurde das Projekt Personalmanagementverfahren (PMV) gestartet, in drei von zehn Ressorts – Kultus-, Finanz- und Innenminis-terium – ist es größtenteils eingeführt, sodass mit Lehrkräften, Steuerverwaltung und Polizei etwa 75 Prozent der Personalfälle der niedersächsischen Landesverwaltung bereits in das System übertragen wurden. Doch die Einführung lief längst nicht immer reibungslos, technische Probleme oder eine fehlende Eskalationsinstanz im Streitfall führten zu Verzögerungen. Die Managementberatung Accenture hat das PMV daher technisch und fachlich in Form eines so genannten Reviews überprüft.

"Es geht nicht darum, Fehler zu suchen oder gar das Engagement der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anzuzweifeln”, erklärt Ernst-Günter Kapitza, im Finanzministerium zuständig für die Leitung des Lenkungskreises, "sondern allein darum, für den weiteren Projektverlauf nach Optimierungen zu suchen.” Insgesamt 12 Wochen hatten Accenture-Mitarbeiter Peter Lachenmayer und sein Team Zeit, um sich das PMV von Grund auf anzusehen, angefangen bei der Software über die Projektorganisation bis hin zum Sicherheitskonzept. Am 16. Januar präsentierte er den Abteilungsleitern der Ressorts, Gewerkschaftsvertretern, dem PMV-Projektteam und Vertretern des CIO in Hannover die Ergebnisse des 200-seitigen Berichts.

Lachenmayer stellte seinen Ausführungen zunächst ebenfalls ein großes Lob an die Beteiligten vorweg: Obwohl die Ressourcen gefehlt hätten, sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Projektteam oder in den Ressorts Vieles hätten selbst aneignen müssen und die Rahmenbedingungen nicht optimal gewesen wären, sei Beachtliches geleistet worden. "Wir haben viel Gutes gefunden”, so Lachenmayer. "Weder fachlich noch technisch gibt es Punkte, die gegen eine Weiterführung des Projektes sprechen.”

Insgesamt 14 Handlungsempfehlungen hat Accenture zusammengetragen, die letztlich zu einem stringenteren Projektablauf und damit zu einer Verkürzung der Projektlaufzeit führen sollen. Einige Verbesserungen wurden schon während des Reviews auf den Weg gebracht. So wurde im September letzten Jahres ein Lenkungskreis eingerichtet. Darin vertreten sind die Abteilungsleiter Personal der beteiligten Ressorts sowie Ernst-Günter Kapitza als Vorsitzender. Der Lenkungskreis ist künftig alleiniger Auftraggeber des Projekts. Ein wichtiger erster Auftrag an das Projekt ist, das erforderliche Anforderungs- und Qualitätsmanagement sicherzustellen. Unterstützt wird dies durch ein so genanntes "Ticketsystem". Fehler oder Änderungswünsche bekommen dabei eine eindeutig identifizierbare Kennzeichnung; Bearbeitung und Lösungsvorschläge können dann jederzeit in einer Datenbank abgerufen werden. Zudem durchlaufen alle "Tickets” eine Qualitätssicherung, die kontrolliert, ob gewünschte Änderungen wirklich eine Verbesserung mit sich bringen und sinnvoll sind. "Die Qualität des Systems und Planbarkeit des Projektes werden auf diese Weise erhöht”, bestätigt Franz Volhard, seit Sommer 2008 IT-Architekt des Landes bei der CIO-Geschäftsstelle.

Zu viele Änderungen erhöhten den Einführungsaufwand

Das Problem: Bislang genossen die Änderungswünsche der Ressorts absolute Priorität. Technisch konnten die Änderungen ohne Probleme in das flexible System integriert werden, ob die Kosten jedoch in Relation zum Nutzen stehen, wurde nicht geprüft. Darüber hinaus hat die Vielzahl an Änderungen dazu geführt, dass im Prinzip jedes der drei bislang beteiligten Ressorts ein speziell auf seine Bedürfnisse zugeschnittenes PMV entwickelt hat. Ursprünglich war jedoch vorgesehen, ein landesweit einheitliches Referenzmodell einzuführen, das um ressortspezifische Anforderungen, wie z.B. ein Schichtdienstmodul bei der Polizei, ergänzt wird. Dieses "Mandantenkonzept” soll bei der weiteren Einführung des PMV in den anderen Ressorts stärker eingehalten werden. Kommt es dabei zu einem Interessenkonflikt zwischen Ressort und Projektteam, soll künftig der Lenkungskreis als Eskalationsinstanz vermitteln und abschließend entscheiden.

Weitere Verbesserungen betreffen die Datensicherheit und den "Transportweg” von Änderungen aus dem Testbetrieb in den Realbetrieb. Begonnen wurde zudem mit der Optimierung der Dokumentengenerierung. Ob die fachliche Umsetzung, die Handhabbarkeit in der Anwendung und der Support stimmen, soll – so die Empfehlung von Accenture – eine jährlich zu wiederholende Anwenderbefragung zeigen, über die der Lenkungskreis noch zu entscheiden hat.

Über die Umsetzung der vorgeschlagenen organisatorischen Optimierungen, wie die Trennung von Betrieb und Projekt oder die Aufstockung des Projektteams, muss hingegen das Land entscheiden. Die entsprechende Kabinettsvorlage wird zeitnah auf den Weg gebracht, verspricht Ernst-Günter Kapitza. Auch einen Nachfolger für die Projektleitung gilt es zu finden. Ulrike Lemmel, die das Projekt von Beginn an leitete, wird sich beruflich verändern.

Wenn alles gut geht, wird die Personalverwaltung der übrigen Ressorts in fünf Einführungsstaffeln bis 2012 in das PMV migriert. "Das wäre dann etwa ein bis eineinhalb Jahre früher als geplant”, sagt IT-Architekt Franz Volhard. Das Projektteam wird auch künftig im NLBV angesiedelt sein, welches zum Ende dieses Jahres mit der Oberfinanzdirektion Hannover verschmolzen wird.

Heinke Liere

ReformZeit 1 / März 2009

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