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„Von der Philosophie her gut“

Zufriedenheit der Anwender des neuen PMV hängt auch vom bislang genutzten System ab


Reformzeit
Monika Lindau, Sabine Reinfeld, Ulrike Helbig, Thomas Schäfer

Der Vorteil des Personalmanagementverfahrens liegt darin, dass die Personaldaten des oder der neu eingestellten Beschäftigten ein einziges Mal erfasst werden und bei Aufstieg, Versetzung, Mutterschutz, Elternzeit, Teilzeit oder Sabbatjahr bis zu den Pensionszahlungen immer in demselben System bearbeitet werden können. Auch die Auswertungsmöglichkeiten steigen dadurch erheblich. Wie aber bewerten die Anwenderinnen und Anwender das neue System?

In der Landesschulbehörde ist die Einführung seit Herbst 2008 abgeschlossen, 88.000 Personaldaten von Lehrern und Referendaren sind erfasst, und man kann die bisher an den vier Standorten verwendeten Systeme gut mit dem neuen PMV vergleichen. "Gerade in punkto Massengeschäft erleichtert das PMV die Arbeit sehr”, sagt zum Beispiel Monika Lindau. Die 46-Jährige arbeitet seit sieben Jahren in der Personalverwaltung am Standort Hannover und seit knapp einem Jahr mit dem PMV. "Häufig anfallende Teilzeitbescheide z.B. können nun einfacher erstellt werden, während früher für jeden Einzelfall ein neues Word-Dokument angelegt werden musste.” Der einzige Nachteil sei, dass es nun etwas länger dauere, von einer Maske in die nächste zu wechseln.

Die Langsamkeit des neuen Systems ist auch für Sabine Reinfeld ein Problem. Am Standort Lüneburg wurde bis Ende 2008 mit dem Programm "izn-Personal” gearbeitet, womit sie sehr zufrieden war, sowohl in Bezug auf die hinterlegten Dokumente als auch auf die Geschwindigkeit. Vor allem aber sei das neue PMV umfangreicher als das alte System, sagt Reinfeld. Hinzugekommen sei z.B. die Bearbeitung der Stellenbesetzungen, was sich gerade im Tarifbereich nicht immer einfach gestalte. Die Befürchtungen mancher Personalsachbearbeiter angesichts des neuen Programms kann die 42-Jährige gut verstehen. Insbesondere, wenn PMV direkt mit der Besoldungsstelle verknüpft würde, steigt die Verantwortung der Personalstelle um ein Vielfaches ansteigen. "Wobei die Arbeitsverdichtung in der Landesschulbehörde schon jetzt über das normale Maß hinaus gewachsen ist”, betont Sabine Reinfeld.

Dabei sieht sie auch die Vorteile des PMV: Die erstellten Dokumente sind landesweit einheitlich, und die im PMV gebündelten Daten lassen sich besser auswerten, egal ob es um Informationen zur Unterrichtsversorgung, frei werdende Stellenanteile durch Teilzeit, Altersteilzeit oder Ruhestand geht. Wollte das Kultusministerium früher solche Informationen haben, mussten die Daten an allen vier Standorten abgefragt und zusammengetragen werden. Heute sind sie jederzeit abrufbar.

Während das PMV bei der Landesschulbehörde mittlerweile gut eingeführt ist, läuft es bei der Polizei, die als erstes Ressort 2006 mit der Einführung begonnen hat, noch lange nicht rund. "Das System ist von seiner Philosophie her gut”, meint Ulrike Helbig von der PMV-Ressortleitstelle im Innenministerium. "Aber wir haben bei der Einführung viele Fehler gemacht und hatten daher furchtbare Startschwierigkeiten.” So gab es zum Beispiel zunächst weder einen PMV-Beauftragten vor Ort noch eine Ressortleitstelle im MI. Ein weiterer Fehler habe darin gelegen, keine einheitliche Ressortstruktur zu entwickeln, sondern bei der Entwicklung der Geschäftsfälle für die Software die verschiedenen Arbeitsabläufe der sieben Polizeidirektionen, des Landeskriminalamtes und der Polizeiakademie zu berücksichtigen und selbst unterschiedliche Schriftgrößen oder -typen zu realisieren. Auf diese Weise entstand eine unübersichtliche IT-Architektur, die nun wieder zurückgebaut wird. Auch verbindliche Vorgaben für die landesweit einheitliche Datenerfassung im PMV fehlten, was sich nicht zuletzt in der Datenqualität widergespiegelt habe, so Helbig. Ein Problem, das aber schon bald gelöst sein soll.

Nicht einfacher wurde die Einführung dadurch, dass die Polizei von den drei Ressorts das mit Abstand komplexeste System hat. So gibt es z.B. ein Dienstposten-, ein Stellen- und ein Bewerbermodul mit einer Vielzahl von Geschäftsfällen und zurzeit rund 300 Dokumentenvorlagen. Zudem lief das PMV zu Beginn noch zu langsam und nicht einmal stabil, es gab weder ein Handbuch für die grundsätzlichen Fragen (dies wird zurzeit erstellt) noch eine Onlinehilfe, und Probleme der Anwender wurden nicht zeitnah gelöst. "In der Summe stieß das System bei den Anwenderinnen und Anwendern daher auf keine besonders große Akzeptanz”, resümiert Ulrike Helbig.

Das Akzeptanzproblem ist auch in den Augen Thomas Schäfers ein entscheidender Punkt für den Erfolg der Einführung. Auch wenn das System mittlerweile stabil laufe, stecke die Einstellung "PMV funktioniert nicht” häufig noch in den Köpfen der Anwenderinnen und Anwender. Schäfer verweist in diesem Zusammenhang auf Mark Twain: Eine Katze, die sich einmal auf eine heiße Herdplatte setzt, setzt sich nie wieder auf eine heiße Herdplatte – aber sie setzt sich auch nie wieder auf eine kalte.

Seit zwei Jahren arbeitet der 44-Jährige als PMV-Beauftragter der Zentralen Polizeidirektion – und ist von dem System begeistert. Kritikpunkten wie der zu langen Generierungszeit einiger Dokumente von bis zu zwei Minuten begegnet Thomas Schäfer noch mit dem größten Optimismus. "Das ist ein lösbares Problem.” Er befürchtet vielmehr, dass die bestehenden (Akzeptanz-) Probleme künftig nicht mehr mit genügend Elan angegangen werden, weil nun die Einführung in den anderen Ressorts ganz oben auf der Prioritätenliste stehe. "Das”, so Schäfer, "wäre für den laufenden Prozess eine Katastrophe.” Schließlich sei die Grundidee absolut genial, und das System nehme einem viel Arbeit ab. So sei bei früheren Datenerhebungen immer wieder festzustellen gewesen, dass eine Vielzahl unterschiedlich geführter Excel-Listen und Datenbanken mit völlig unterschiedlicher Datenqualität genutzt und gepflegt wurde. "So bekommt man die Daten nie in den Griff”, weiß der PMV-Beauftragte Schäfer. "Eine Datenbank, die von vielen nach den gleichen Kriterien bedient wird, ist das A und O in diesem Bereich.”

Heinke Liere

ReformZeit 1 / März 2009

"Wir haben viel Gutes gefunden"

Die Einführung des Personalmanagementverfahrens lief längst nicht immer reibungslos, technische Probleme oder eine fehlende Eskalationsinstanz im Streitfall führten zu Verzögerungen. Die Managementberatung Accenture hat das PMV daher technisch und fachlich in Form eines sog. Reviews überprüft.

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