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Auf dem Weg zu einer demographiefesten Verwaltung

Job-Börse informiert über das Instrument der Altersstrukturanalyse


In vier regionalen Veranstaltungen konnten sich Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner der Job-Börse und Mitarbeiter der Personalstellen über die Herausforderungen des demographischen Wandels für die Landesverwaltung informieren. Vorgestellt wurde dabei das Instrument der Altersstrukturanalyse, mit deren Hilfe sich die gegenwärtige Altersverteilung der Behörde respektive einzelner Abteilungen oder Gruppen ermitteln und der Alterungsprozess der Belegschaft simulieren lässt.

Elke Sander, Job-Börse; Michael Born, MHH
Job-Börsen-Mitarbeiterin Elke Sander (li.) und Michael Born , Personalentwickler an der MHH.

Das Interesse an den eintägigen Workshops war so groß, dass die Teilnahme auf je 15 Personen begrenzt werden musste. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer stammten aus völlig verschiedenen Bereichen der Landesverwaltung, aus obersten Landesbehörden und auch kleinen Dienststellen. Denn alle bewegt dasselbe Problem: Wie erhält man einen gesunden Altersmix und verhindert, dass die Landesverwaltung überaltert? Schon heute liegt das Durchschnittsalter in den niedersächsischen Behörden mit Mitte bis Ende 40 über dem in der freien Wirtschaft. Wird nicht gegengesteuert, steigt der Altersdurchschnitt in fünf Jahren auf über 50. Das Problem trifft alle Branchen, denn hochqualifizierte Nachwuchskräfte wie Ingenieure oder IT-Spezialisten werden jetzt schon händeringend gesucht, und aufgrund der niedrigen Geburtenrate wird sich diese Situation künftig noch zuspitzen. Im Kern muss daher die Frage stehen, wie die Leistungsfähigkeit der vorhandenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten werden kann, um deren Wissen und Können in den Organisationen so lange wie möglich zu sichern.

Zur vorausschauenden Planung, wo genau in einer Behörde ein personeller Engpass auftreten könnte, ist es sinnvoll, zunächst eine Altersstrukturanalyse auf der Grundlage des personellen Ist-Zustands durchzuführen. Erfasst werden neben dem Alter der Beschäftigten Personaldaten wie Qualifikation, Funktion, Abteilung oder Beschäftigungsstatus. Also Daten, die den Behörden bereits vorliegen. Die eigentliche Kunst besteht nun darin, auf der Basis der gegenwärtigen Personalsituation Zukunftsszenarien für die nächsten fünf oder zehn Jahre zu entwickeln. Dazu müssen zusätzliche Annahmen, beispielsweise über Organisations- und Aufgabenentwicklung oder Personalplanungsdaten in die Szenarienbildung einfließen. Wird zum Beispiel der Personalbestand in Zukunft eher größer oder kleiner werden? Sind Neueinstellungen zu erwarten? Werden Auszubildende übernommen? Werden auch Ältere eingestellt? Wie groß wird die Fluktuation sein? In welchem Alter werden die Mitarbeiter voraussichtlich ausscheiden? Werden mehr oder weniger Beschäftigte Teilzeit arbeiten wollen? Hat man so ein Bild der künftigen Altersstruktur gewonnen, können entsprechende personalwirtschaftliche Maßnahmen geplant und eingeleitet werden, z.B. Qualifizierungen, Änderungen der Arbeitsorganisation und -gestaltung, die Einführung von Gesundheitsmanagement, die Organisation des Wissenstransfers im Rahmen der Nachfolgeplanung. Altersstrukturanalysen bilden somit eine wichtige Grundlage für das Personalmanagement. Doch leider erkennen viele Entscheidungsträger nicht immer die Notwendigkeit, jetzt die Weichen zu stellen, meinten etliche Workshop-Teilnehmer.

Michael Born, Leiter der Personalentwicklung an der Medizinischen Hochschule Hannover, sieht genau hier den Nutzen des Instruments Altersstrukturanalyse: "Sie liefert konkrete Zahlen. Und wenn die Verantwortlichen sehen, dass die Fehlzeiten in einem Bereich steigen werden, einfach weil das Durchschnittsalter der Beschäftigten steigt, und dass das die MHH in zehn Jahren jährlich zwei Millionen Euro an verlorener Arbeitsleistung kostet, sind sie bereit, in entsprechende Maßnahmen zu investieren.” Aufgrund der körperlichen Belastungen bekommen an der MHH viele Pflegekräfte schon mit Anfang 40 gesundheitliche Probleme, sodass sie früher oder später in andere Berufsfelder wechseln oder frühverrentet werden. "Doch ist das auf Dauer die richtige Personalpolitik, wenn der Bedarf an Pflegekräften steigt und ich möglicherweise keinen Nachwuchs bekomme?”, fragt Michael Born.

In einem ersten, extern moderierten und wissenschaftlich begleiteten Projekt sollen nun entsprechende Maßnahmen entwickelt werden. Auf Dauer müsse jedoch in allen Bereichen der MHH gehandelt werden, denn der demographische Wandel werde sich überall bemerkbar machen. "Die Altersstrukturanalyse”, resümiert Personalentwickler Born, "bietet keine schnellen Lösungen, aber sie verdeutlicht die Problematik und hilft dabei, Prioritäten zu setzen.”

Gerne beraten Sie die Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner der Job-Börse zur Altersstrukturanalyse. Weitere Infos im Intranet unter http://intra.Jobboerse.niedersachsen.de.

Auch Michael Born steht für Informationen zur Verfügung. E-Mail: Born.Michael[at]mh-hannover.de

Heinke Liere

ReformZeit 4 / Dezember 2008

Die alternde Belegschaft

2050 sind gut 40 Prozent der Beschäftigten über 50 Jahre alt. Doch die Arbeitgeber zeigen wenig Interesse an den "Alten". Wird deren Arbeitsfähigkeit nicht gepflegt und deren Know-how nicht optimal genutzt, droht den Unternehmen und Verwaltungen ein immenser Qualifikations- und Wissensverlust.

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