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„Wissensmanagement kann Vieles verbessern“

Der Sozialwissenschaftler Prof. Dr. Jürgen Howaldt rät auch der öffentlichen Verwaltung zur Einführung von Wissensmanagement


Prof. Dr. Jürgen Howaldt
Prof. Dr. Jürgen Howaldt

Ständig wird neues Wissen generiert, veralten bisherige Informationen. Reichte es noch in unserer Großeltern-Generation, sich einmal einen Grundstock an Wissen und Methoden anzueignen, um ihn anschließend ein Leben lang anwenden zu können, müssen wir unseren Wissensstand heute permanent aktualisieren. Fachwissen ist häufig schon nach zwei Jahren überholt. Aber welches Wissen ist relevant? Und wie verhindert eine Organisation den Verlust von Wissen, wenn Mitarbeiter aus dem Berufsleben ausscheiden?

ReformZeit widmet sich im dritten Teil der Reihe Zukunft Verwaltung dem Thema Wissensmanagement und spricht darüber mit Prof. Dr. Jürgen Howaldt von der Sozialforschungsstelle Dortmund.

ReformZeit: Herr Prof. Dr. Howaldt, was umfasst Wissensmanagement eigentlich alles?

Prof. Dr. Jürgen Howaldt: Wissensmanagement ist aus unserer Sicht ein ganzheitliches Konzept und bedeutet nicht, möglichst viel vorhandenes Wissen zu speichern. Wissensmanagement meint vielmehr die Gesamtheit der personalen, organisatorischen und technologischen Konzepte, um die Wissensgewinnung und -nutzung in einer Organisation zu regeln. Das beinhaltet z.B. Maßnahmen der Personalentwicklung wie Qualifizierungen, um das Wissen in den Köpfen der Menschen voranzubringen, es gehören organisatorische Veränderungen dazu, etwa das Arbeiten in Teams oder die Einrichtung von Projektteams, in denen die Menschen gemeinsam ihr Wissen austauschen oder neues Wissen entwickeln können. Aber auch informelle Möglichkeiten des Austauschs umfasst das Wissensmanagement, etwa in "Wissenskneipen" oder "Wissenscafés", wo man neben der Arbeit über seine Ideen reden kann. Und natürlich gehören auch technische Verfahren wie Datenspeicher, die Kommunikation über das interne Firmennetz oder in Blogs und Foren dazu.

ReformZeit: Es geht also um eine sinnvolle Verknüpfung verschiedener Strategien, um das Wissen weiterzuentwickeln?

Howaldt: Ja, und zwar zum Nutzen des Unternehmens. Der Nutzenaspekt ist aus meiner Sicht ganz wichtig. Wir haben festgestellt, dass die Zielorientierung, die Einbindung von Wissensmanagement in eine konkrete Unternehmensstrategie, häufig nicht wirklich durchdacht ist.

ReformZeit: Was sind typische Nutzen für den Einsatz von Wissensmanagement?

Howaldt: Die Ziele können ganz unterschiedlich sein, wir haben Beratungsfirmen untersucht, die Formen des Wissensmanagements einsetzen, um besser neue Projekte akquirieren zu können. Es kann dazu dienen, das Wissen der ausscheidenden Mitarbeiter im Unternehmen zu halten. Wissensmanagement kann aber auch dazu eingesetzt werden, um die Qualität der Produkte, die man erzeugt, zu erhöhen. Es kann eigentlich alle Dinge, die Unternehmen oder öffentliche Verwaltung betreffen, verbessern!

ReformZeit: Welche Rahmenbedingungen braucht erfolgreiches Wissensmanagement?

Howaldt: Es muss integraler Bestandteil der Führungsarbeit sein. Der Chef selber muss es vorleben und ist für die Umsetzung verantwortlich. Manchmal werden eigene Wissensmanager oder Abteilungen eingesetzt. Das schafft aber nur neue bürokratische Strukturen. Wissensmanagement ist eine zentrale Aufgabe des Managements. Die Führungsebene muss sich überlegen, welches Ziel damit erreicht und wie es gestaltet werden soll. Es ist unabdingbar, ein auf die eigene Organisation zugeschnittenes Konzept zu entwickeln, das zu den Zielen, aber auch zur Kultur des Unternehmens passt und die bestehenden Formen des Wissensaustausches berücksichtigt.

Jede Organisation hat ja bereits Formen, wie es mit Wissen umgeht, hat ein Qualifizierungskonzept oder nutzt bestimmte Technologien. Daran ansetzend, kann man das Wissensmanagement weiterentwickeln. Darüber hinaus muss man die angemessenen eigenen Organisationsformen schaffen, z.B. ein betriebliches Vorschlagswesen einführen, kontinuierliche Verbesserungsgruppen, Qualitätszirkel oder Projektteams einrichten. Dinge, die man aus anderen Managementmethoden kennt und die dem Austausch und der Entwicklung des Wissens dienen. Das Entscheidende ist, ein Gesamtsystem zu entwickeln.

ReformZeit: Welche Barrieren tauchen immer wieder auf?

Howaldt: Eine entscheidende Barriere ist, dass man viel zu technologisch denkt und lediglich auf ein entsprechendes EDV-System verweist, mit dem die Menschen dann arbeiten sollen. Ganz wichtig ist zudem, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der Planung und Einführung von solchen Wissensmanagementsystemen sowohl bei den organisatorischen Strukturen als auch bei den technologischen Komponenten mit einbezogen werden und als potenzielle Nutzer ihre eigenen Bedürfnisse formulieren können. Außerdem darf Wissensmanagement nicht als Zusatz zur normalen Arbeit gesehen werden, sondern muss in den normalen Arbeitsprozess integriert sein und den Beschäftigten dabei helfen, die tägliche Arbeit besser zu bewältigen.

ReformZeit: Welche Rolle spielt die Unternehmenskultur beim Wissensmanagement?

Howaldt: Man muss begreifen, dass die Einführung von Wissensmanagement ein sozialer Prozess ist, dass es darum geht, das Wissen, dass die Menschen in ihren Köpfen tragen, zum Austausch zu bringen. Das kann man nicht anordnen, sondern das funktioniert nur mit einer hohen Selbstmotivation der Menschen. Die Beschäftigten müssen erleben, dass sie davon profitieren, wenn sie etwas von ihrem Wissen preisgeben, indem sie auch etwas zurückbekommen – sei es in Form von zusätzlichem Wissen, Erfolg oder auch Anerkennung. Wenn man kooperiert und gemeinsam Dinge entwickelt, ist das ein Gewinn sowohl für den Einzelnen als auch für die Organisation.

ReformZeit: Woher weiß ich angesichts der Informationsflut, welches das "richtige", also nützliche Wissen für mich als Beschäftigter oder als Organisation ist?

Howaldt: Häufig wird davon ausgegangen, man müsse möglichst viel Wissen sammeln, weil man glaubt, je mehr Wissen man zur Verfügung habe, desto rationaler würden Entscheidungen getroffen und desto erfolgreicher würde das Unternehmen. Wir haben jedoch die Erfahrung gemacht, dass das so gar nicht stimmt. Zu viel Wissen kann Entscheidungen sogar blockieren.

Zentrale Aufgabe des Wissensmanagements ist vielmehr, die Organisation bzw. die Mitarbeiter vor der Wissensflut zu schützen. Es ist erforderlich, sich auf das relevante Wissen zu konzentrieren und darauf aufzubauen. Daher reden wir auch von selektivem Wissensmanagement, in das Filter eingebaut sind, die uns vor nicht-relevantem Wissen schützen. Ein ganz zentraler Wissensfilter ist eine klare Zielorientierung. Ich denke, dass gerade Kreativität, also die Entwicklung von neuem Wissen, eine gewisse Respektlosigkeit gegenüber dem vorhandenen Wissen voraussetzt.

ReformZeit: Welchen Stellenwert hat Wissensmanagement für die öffentliche Verwaltung?

Howaldt: Ich bin davon überzeugt, dass die öffentliche Verwaltung sehr davon profitieren kann, weil es immer mehr um die Frage geht, wie Wissen organisiert und zum Nutzen der Organisation eingesetzt wird. Vielleicht machen es die Verwaltungstraditionen und -strukturen nicht immer einfach, ein offenes Klima des Austauschs zu schaffen. Aber es gibt auch innerhalb solcher Strukturen die Möglichkeit, Freiräume zu schaffen und etwas zu verändern.

ReformZeit: Wie kann man verhindern, dass mehr zurückbleibt als ein leerer Stuhl, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?

Howaldt: Wir unterscheiden hier zwischen implizitem Wissen, dem Erfahrungswissen, das in den Köpfen steckt, und explizitem Wissen, das bspw. in Vorschriften, Handbüchern und Datenbanken festgehalten werden kann. In einer frühen Phase des Wissensmanagement wollte man unbedingt, das in den Köpfen der Menschen vorhandene Wissen allen zugänglich machen und auf Datenbanken ablegen. Doch Wissen braucht den Kontext. Zum Beispiel gibt es im Umgang mit Kunden so viel gefühltes und intuitives Wissen, das ich gar nicht festhalten kann. Hier muss es andere Formen der Wissensvermittlung geben.

ReformZeit: Zum Beispiel?

Howaldt: Indem neue Kolleginnen und Kollegen oder der Nachfolger mit in Kundengespräche gehen, um ein Gefühl für den Kontext zu bekommen. Bei einem Führungskräftewechsel sollte es einen gestalteten Übergabeprozess geben, bei dem der Nachfolger in die neue Rolle hineinwachsen kann. Man kann auch Tandems bilden oder altersgemischte Teams. Vieles lernt man ja nicht aus Büchern. Und je wissensorientierter und komplexer die Arbeit ist, desto wichtiger wird das implizite Wissen.

ReformZeit: Welche Rolle spielen beim Wissensmanagement internetbasierte Möglichkeiten der Informationssammlung oder des Austausches wie Wikis, Blogs oder Foren?

Howaldt: Diese Formen, die Kommunikation zu organisieren, können gerade bei standortverteilten Organisationsstrukturen sinnvoll sein. Interessant sind hier die Entwicklungen im Bereich des Web 2.0, wo aus passiven Informationsgewinnern aktive Gestalter werden, die selbst Inhalte mitkreieren und ihre Daten ins Internet stellen. Da sind spannende Entwicklungen zu erwarten, die für Unternehmen, aber auch für die gesamte Gesellschaft eine große Rolle spielen werden.

-> Das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie möchte kleine und mittelständische Unternehmen für Wissensmanagement begeistern und erste Hilfestellungen für die Einführung geben. Ein entsprechender Leitfaden, "Wissensmanagement in kleinen und mittleren Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen”, an dem Prof. Dr. Jürgen Howaldt mitgearbeitet hat, kann unter www.wissenmanagen.net bestellt oder als PDF heruntergeladen werden.

Heinke Liere

ReformZeit 1 / März 2009

Zur Person

Prof. Dr. Jürgen Howaldt, geboren 1960, studierte Sozialwissenschaften in Bielefeld und Duisburg; 1990 begann er als Wissenschaftlicher Angestellter an der Sozialforschungsstelle Dortmund, seit 2002 ist er deren Geschäftsführender Direktor.

Strikte Nutzerorientierung bringt Erfolg

Wenn es um Wissensmanagement geht, werden internetbasierten Kommunikations- und Arbeitsplattformen eine wichtige Rolle zugeschrieben. nline heißt eine der größten Arbeits- und Kommunikationsplattformen des Landes, die sich an Lehrerinnen und Lehrer als Nutzer richtet und zudem kostenlos ist.

Wenn Mitarbeiter gehen – wie deren Wissen sichern?

Wenn ältere Mitarbeiter in den Ruhestand gehen oder in Altersteilzeit wechseln, beschäftigt man sich auch in Verwaltungen immer öfter mit der Frage, wie das langjährig aufgebaute Wissen weiter im Fachbereich oder der Abteilung gesichert oder weitergegeben werden kann. So auch bei der Stadt Hannover.

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