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Mit EmiL zur interkommunalen Wissensvernetzung

Interkommunale Kommunikationsplattform verändert die Arbeit der Verwaltung nachhaltig


EmiL steht für "Einfach miteinander im Landkreis” und ist der Name eines Kommunikations- und Arbeitsportals von mittlerweile 13 Gemeinden im Norden Niedersachsens.

Die Gemeinde Neu Wulmstorf, der Landkreis Harburg und die Gemeinde Seevetal hatten sich vor zwei Jahren als Pioniere zu einem Pilotprojekt zusammengefunden, um zu erproben, wie eine gemeinsame technische Plattform den Verwaltungsalltag erleichtern und verbessern könnte. Die Unterstützung aus Projektmitteln des Niedersächsischen Ministeriums für Inneres und Sport machte den Start der Plattform im April des letzten Jahres im Echtbetrieb möglich.

Wenn Claudia Heinrich von der Geschäftsstelle für eGovernment im Landkreis Harburg in Vorträgen über die interkommunale Plattform berichtet, so beginnt sie gern mit einer Anekdote: "Zwei Nachbargemeinden im Landkreis Harburg hatten unabhängig voneinander ein identisches Gutachten in Auftrag gegeben. Das Ergebnis war gleich – musste aber doppelt bezahlt werden.” Damit sich so etwas in Zukunft nicht wiederholen sollte, wollte man ein Instrument schaffen, um die Fachleute der einzelnen Bereiche in den beteiligten Kommunen dauerhaft zu vernetzen. Benutzerfreundliche Vorgaben waren: einfache Datenhaltung, die Möglichkeit, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten und schnelle, unkomplizierte Kommunikation zur effektiven Unterstützung von Arbeitsgruppen.

Interkommunal wird das Wissensmanagement mittels EmiL z.B. von den Hauptverwaltungsbeamten, den Kämmerern, den Standesämtern und den Gewerbeämtern sowie von zahlreichen weiteren kommunenübergreifenden Arbeitsgemeinschaften genutzt; in den einzelnen beteiligten Kommunen gibt es eine Vielzahl von Arbeitsgruppen. "Die Plattform ist einfach unser Arbeitsmedium”, sagt Partho Banerjea von der Gemeinde Seevetal. "Die Mails samt dazugehörigen Anhängen stehen im System und können auch nach Jahren noch eingesehen werden. Das oft lästige Speichern von Anhängen entfällt.” Der Sucher findet schnell die Informationen zu einem Thema, die jetzt gebündelt im System stehen. Kommt etwas Neues hinzu, was für den jeweiligen Nutzer wichtig sein könnte, bekommt er automatisch eine Benachrichtigung. Nebenbei erleichtert das zeit- und ortsunabhängige EmiL die Anbindung der Home Offices und Telearbeitenden und fördert die Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Die Gemeinden können das Portal ebenso für ihr Intranet nutzen. Der Rat der Gemeinde Seevetal bekommt von der Verwaltung praktisch kein Papier mehr in die Hand; Informationen, die noch nicht sitzungsrelevant sind, fließen schneller und Arbeitsprozesse werden zunehmend beschleunigt – was sich letztlich sogar vorteilhaft auf die spätere Entscheidungsfindung im Rat auswirken kann.

Birgit Freudenthal

ReformZeit 1 / März 2009

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