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Wenn Mitarbeiter gehen – wie deren Wissen sichern?

Stadtverwaltung Hannover führt Projekt zum Erhalt von Erfahrungswissen durch


Wenn ältere Mitarbeiter in den Ruhestand gehen oder in Altersteilzeit wechseln, beschäftigt man sich auch in Verwaltungen immer öfter mit der Frage, wie das langjährig aufgebaute Wissen weiter im Fachbereich oder der Abteilung gesichert werden oder gegebenenfalls auch an den Nachfolgenden vermittelt werden kann. So auch bei der Stadt Hannover.

In Hannover wurde der Fachbereich Jugend und Familie für ein Pilotprojekt ausgesucht, da insgesamt sechs erfahrene Bereichsleiterinnen und -leiter in den Jahren 2005/06 in den Ruhestand gingen. Im Blick hatte man dabei vor allem jene Führungspositionen, die nach dem Ausscheiden der Stelleninhaber wiederbesetzt oder deren Aufgaben verteilt werden sollten.

"Dabei stand für uns der Transfer von Erfahrungswissen und die Unterstützung der Nachfolgeplanung im Mittelpunkt”, sagt Elisabeth Baden-Prahl vom Fachbereich Personal in der Stadt Hannover. Herzstück des Projektes, das in Zusammenarbeit mit der Leibniz Universität Hannover, Weiterbildungsstudium Arbeitswissenschaft, durchgeführt wurde, war die Entwicklung von so genannten Wissenslandschaften. Mittels eines speziell entwickelten Leitfadens beschrieben die damaligen Bereichsleiterinnen und Bereichsleiter den Status quo ihrer Bereiche, Aufgabenschwerpunkte, "Baustellen”, gegenwärtige Schwächen und Stärken des Bereiches sowie Traditionen und künftige Herausforderungen. "Es ist sicherlich eine Gratwanderung in der Vorphase der Verabschiedung neben der positiven Rolle und der Bedeutung des Bereiches und seiner Leitung auch offen die kritischen Aspekte und Defizite anzusprechen”, sagt Elisabeth Baden-Prahl. Zudem könne die Offenheit, "Geheimnisse” preiszugeben, nicht vorausgesetzt werden.

Deshalb legte man großes Gewicht auf eine wertschätzende Grundhaltung; für einzelne Module des Projektes wählte man das Konzept des "Appreciativ Inquiry”, das mit "wertschätzende Erkundung” übersetzt werden kann. "Ziel war es, einen Dialog herzustellen zwischen denen, die gingen und denen, die geblieben sind”, erinnert sich Dieter Niehoff vom Weiterbildungsstudium Arbeitswissenschaft. Dabei war man sich durchaus bewusst, dass die Situation auch für den Nachfolgenden ambivalent sein könnte. Schließlich bedeuten Personalwechsel an der Spitze oft auch thematische Veränderungen im betroffenen Fachbereich. Zum Teil wurde der Wissenstransfer daher durch ein Stafettencoaching, d.h. moderierte Übergabegespräche, unterstützt.

Alles in allem zog man am Ende des Pilotprojektes ein positives Fazit, wenngleich auch Grenzen des Verfahrens deutlich geworden sind. So gelingt es nicht immer, Nachfolgeentscheidungen mit einem zeitlichen Vorlauf zu treffen, der einen Kontakt zwischen den Betroffenen ermöglicht. Auf Grundlage der Erfahrungen im Projekt wurde das Beratungsangebot "Sicherung und Transfer von Erfahrungswissen zur Unterstützung der Nachfolgeplanung” entwickelt – seither wurden bereits mehrere Prozesse mit jeweils individuell angepasstem Design und Methoden begleitet.

Birgit Freudenthal

ReformZeit 1 / März 2009

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