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Haben Sie auch zu viel Post?

Wenn E-Mails überhand nehmen, wird es Zeit, etwas zu unternehmen


E-Mails sind praktisch und unkompliziert, sparen Zeit, Papier und Porto. Schnell wird der Kollege über einen Termin informiert, erhält die Kollegin die Unterlagen für die Besprechung. Doch immer häufiger quillt der elektronische Postkasten über. Hundert Mails am Tag sind da nichts. Und alle müssen durchgesehen, gelöscht oder beantwortet werden. Und so wird der vermeintliche Zeitsparer E-Mail zu einem echten Zeitfresser.

email, Laptop

Der größte Kommunikationsfluss läuft heute über das E-Mail-Postfach. So füllt es sich mit Wichtigem wie Belanglosem, Erwünschtem wie Unerwünschtem. Viele Beschäftigte fühlen sich inzwischen von der E-Mail-Flut gestört und von anderer Arbeit abgehalten. Wer aber die Anzahl der eingehenden E-Mails reduzieren möchte, sollte auch sein eigenes Kommunikationsverhalten überprüfen.

Nicht immer ist die E-Mail das geeignete Kommunikationsmedium, etwa wenn es um Terminabsprachen geht. Wenn in der Mail gefragt wird: "Können wir uns am Mittwoch um elf treffen?”, und der Empfänger sagt: "Nein, aber wie wäre es Dienstag oder Donnerstag um 10?”, dann wird ein Kettenbrief aus einer Angelegenheit, die man ganz schnell telefonisch hätte regeln können.

Grundsätzlich sollte die elektronische Post nicht die persönliche Kommunikation ersetzen, und die Einladung zum jährlichen Weihnachtsessen in festlichem Rahmen wirkt sowieso viel schöner auf Papier. Eine E-Mail ist halt schnell geschrieben und noch schneller verschickt, das verleitet jedoch dazu, auch weniger Wichtiges mitzuteilen. Häufig wird einfach der immergleiche Verteiler genutzt, egal um welches Thema es sich handelt. Die Frage nach der Bedeutung eines Inhalts wird dann dem Empfänger zugeschoben – der kann die Nachricht ja einfach löschen. Und wer die gesamte Korrespondenz "cc” an seine Vorgesetzten weiterleitet, entgeht dem Vorwurf, er hätte nicht über jeden einzelnen Arbeitsschritt informiert. Dabei interessiert den Chef oder die Chefin vermutlich gar nicht, wem wann welche Unterlagen geschickt wurden, sondern allein das Arbeitsergebnis. Britische Forscher fanden in einer Befragung von 180 Managern verschiedener Länder heraus, dass sie sich inzwischen bis zu zwei Stunden täglich mit E-Mails beschäftigen – ein Drittel davon sei jedoch irrelevant.

Die Krux: Je mehr Mails Sie versenden, desto mehr bekommen Sie zurück. Daher sollten E-Mails nur exklusiv an den Empfänger gerichtet und die cc-Funktion nur eingesetzt werden, wenn andere die Mail unbedingt lesen sollen. Auch die Schnelligkeit des Mediums kann zum Bumerang werden. Denn der Sender erwartet häufig eine ebenso schnelle Beantwortung. Und wenn dann auch noch Handys, BlackBerrys usw. in der Lage sind, E-Mails zu empfangen und zu versenden, wird der Druck, schnell zu antworten, noch größer.

Die erste und wichtigste Empfehlung vieler Berater lautet daher, den E-Mail-Signalton auszuschalten und die Mails nur drei- bis viermal am Tag, möglichst zu festen Zeiten, zu bearbeiten. Sonst werde man ständig unterbrochen und arbeite ineffizient. Auf keinen Fall sollte das Anfordern von Empfangsbestätigungen als Grundeinstellung im Mailprogramm übernommen werden, da das ebenfalls den Briefkasten verstopft. Weiterhin empfehlen Experten, themenbezogene Ordner anzulegen, damit sich die E-Mails nicht zu einem unübersichtlichen Berg anhäufen. Die Betreffzeile sollte den Inhalt in ein, zwei Worten wiedergeben und nur ein Thema pro Mail angesprochen werden, damit der Empfänger die Nachricht sofort einordnen kann. Ebenfalls wichtig: Fürs Mailen gelten die gleichen Höflichkeits- und Rechtschreibregeln wie für den normalen Schriftverkehr. Eine Mail ohne Anrede und Gruß wirkt unhöflich, und viele Fehler erwecken den Eindruck, der Schreibende habe sich nicht konzentriert und sich nicht sonderlich viel Mühe gegeben. Auch durchgängig klein geschriebene Texte oder der Verzicht auf Punkt und Komma erschweren dem Empfänger das Lesen und sollten somit unterlassen werden.

Wer nun alle diese Regeln im Umgang mit E-Mails anwende, sollte, so die Experten, weniger Zeit für die Bearbeitung der Mails benötigen und abends immer ein aufgeräumtes Postfach haben.

Unser Tipp: Nutzen Sie doch einfach die nächste Bürobesprechung und verabreden Sie gemeinsam Regeln des Umgangs mit E-Mails in Ihrem Team …

Zum Thema sind zahlreiche Bücher erschienen, darunter:

- Günter Weick und Wolfgang Schur: Wenn E-Mails nerven. So bekommen Sie die Kontrolle zurück und arbeiten besser, schneller und sicherer

- Carmen Diebolder: SOS E-Mail-Flut. Zeit gewinnen durch effizientes Arbeiten im Unternehmen mit E-Mails und Outlook

- Gunter Meier: Die E-Mail-Flut bewältigen

Heinke Liere

ReformZeit 4 / Dezember 2008

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