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Auf dem Weg zum Wissensmanagement

Niedersächsisches Wirtschaftsministerium führt elektronische Akte ein


Verwaltungsarbeit ohne Computer – das kann sich heute wohl niemand mehr vorstellen. Ob Schriftstück oder Powerpoint-Präsentation, alles wird wie selbstverständlich am PC erstellt, bearbeitet, als E-Mail verschickt und abgespeichert. Die Ablage erfolgt jedoch wie vor hundert Jahren – auf Papier.

"Man druckt die Ergebnisse aus, sammelt die Unterlagen in einer Mappe und schickt diese in die Registratur", sagt Dr. Magdalena Brinckmann aus dem Wirtschaftsministerium. Ein Widerspruch und ein Arbeiten, das nicht den technischen Möglichkeiten entspricht. Zumal dieser Medienbruch auch Reibungsverluste zur Folge hat: Etwa, wenn vergessen wird, alle relevanten Informationen auszudrucken und zur Akte zu legen, und Vorgänge somit teilweise in der Registratur, teilweise elektronisch vorliegen. Schwierig wird die Suche nach bestimmten Informationen auch dann, wenn Dokumente auf dem PC nach uneinheitlichen, individuellen Ordnungskriterien und an unterschiedlichen Orten gespeichert wurden. Allein das Wirtschaftsministerium verwaltet weit über eine halbe Million elektronische Dokumente – ohne E-Mails.

"Es hat sich gezeigt, dass Ablagestrukturen auf Betriebssystemebene am Ende sind", erläutert Henry Warncke, der als IT-Experte für die technische Seite des Projektes zuständig ist. Mit der Einführung der elektronischen Akte werden diese Probleme der Vergangenheit angehören. "Sofern das Gesetz nicht vorschreibt, Urkunden oder Verträge in Papierform zu archivieren, soll die eAkte die verbindliche und vollständige Akte im gesamten Wirtschaftsministerium werden", formuliert Magdalena Brinckmann das Ziel einer 2002 ins Leben gerufenen Projektgruppe. Unter ihrer Leitung entwickelte ein zehnköpfiges Team aus allen Abteilungen ein umsetzungsfertiges Konzept, definierte die gewünschten Standards und wählte die geeignete Software aus. Anfang 2004 lagen die Projektergebnisse vor, inklusive Konzept für technische Infrastruktur und Einführung mitsamt der Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Mittlerweile nutzen 23 von 29 Referaten eine Software, die den Anforderungen des Bundes an "Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang" (DOMEA) in der öffentlichen Verwaltung entspricht.

Der größte Vorteil des elektronischen Dokumentenmanagement-Systems (DMS) liegt in der Volltext- und Stichwortsuche, die eine schnelle Recherche ermöglicht, und dies im Gegensatz zu früher auch referatsübergreifend. Wie im Internet sind Informationen zu bestimmten Themen in einem virtuellen Universum parallel existierender Daten zu finden. Die Suche findet nicht mehr in einem hierarchischen System aus unzähligen Ordnern und Unterordnern statt. "Ein erster Schritt in Richtung Wissensmanagement", ist Henry Warncke überzeugt. Bestimmte sensible Daten wie Personalakten oder Daten zum Insolvenzgeschehen sind weiterhin vor fremden Zugriffen geschützt.

Die Software ist leicht zu bedienen, eine vierstündige Inhouse-Schulung und ein selbst erstelltes Handbuch genügen; zudem steht den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bei Fragen jederzeit eine Kollegin als Ansprechpartnerin zur Verfügung. Dennoch: Die Beschäftigten müssen sich neben ihrem Alltagsgeschäft mit der neuen Software vertraut machen und Abschied nehmen von lieb gewonnenen Gewohnheiten. Weil die elektronische Aktenführung Speicherschritte festlegt, wird das individuelle Ablagesystem am PC hinfällig. "Es gibt eine strikte Vorgehensweise und die durchgängige Bezeichnung nach dem niedersächsischen Aktenplan", sagt Dr. Magdalena Brinckmann. Sie ist zuversichtlich, dass bis zu den Sommerferien alle Referate geschult sind und mit der DOMEA-Software arbeiten.

Für die Zukunft ist die Einführung weiterer Komponenten geplant, welche die Software bereithält: darunter das Mitzeichnungsverfahren. Später sollen auch die digitale Signatur und eine Verschlüsselung eingesetzt werden; hierfür sind die Querschnittslösungen aus dem eGovernment-Masterplan des Landes in das Programm DOMEA einzubinden.

Stichwort: Elektronische Aktenführung

Das Wirtschaftsministerium hat als erstes Haus ein Projekt zur Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems gestartet. Ein weiteres läuft zurzeit im Informatikzentrum Niedersachsen (izn), wo im April 2005 in einigen Pilotbereichen mit der Anwendung eines DMS begonnen wurde.

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